Dans beaucoup de petites entreprises, l’e-mail s’est organisé au fil de l’eau. Une adresse « contact@ » partagée par toute l’équipe, un technicien qui utilise sa boîte personnelle pour recevoir ses bons d’intervention, un mot de passe noté sur un post-it au bureau : ces habitudes sont courantes, et elles semblent pratiques.
Pourtant, l’adresse e-mail est devenue la clé de tous vos outils. C’est elle qui sert d’identifiant pour se connecter à votre logiciel de gestion, à la banque, aux plateformes fournisseurs, et c’est elle qui permet de réinitialiser leurs mots de passe. La laisser sans maîtrise, c’est laisser les clés de l’entreprise hors de votre contrôle.
La solution est simple et peu coûteuse : donner à chaque collaborateur sa propre adresse, créée et gérée par l’entreprise.
Trois habitudes courantes, trois risques
| Habitude | Ce qui se passe en pratique | Le risque pour l’entreprise |
|---|---|---|
| Une boîte partagée par toute l’équipe | Tout le monde connaît le mot de passe, souvent depuis des années | Impossible de savoir qui a fait quoi, et un ancien salarié peut toujours s’y connecter |
| L’adresse personnelle du salarié | Il reçoit plannings, devis et documents clients sur sa boîte privée | S’il quitte l’entreprise, les échanges et les accès liés à cette adresse partent avec lui |
| Le mot de passe qui circule | Il est noté sur un post-it, envoyé par SMS ou réutilisé partout | Un seul mot de passe volé ouvre plusieurs comptes à la fois |
La CNIL est claire sur le premier point : elle recommande de définir un identifiant unique par utilisateur et d’interdire les comptes partagés entre plusieurs personnes (CNIL). Elle rappelle aussi que de nombreuses attaques réussissent grâce à des mots de passe trop simples, partagés ou réutilisés (CNIL).
Ces risques ne sont pas théoriques. En 2025, le piratage de compte est la première menace pour les entreprises qui demandent de l’aide sur Cybermalveillance.gouv.fr, avec 21 % des demandes d’assistance (Le Monde Informatique).
Ce que change une adresse créée et gérée par l’entreprise
Le critère important n’est pas le fournisseur de messagerie. Une adresse Gmail, Orange ou à votre nom de domaine peut convenir. Ce qui compte, c’est qui la crée et qui la gère : l’entreprise, et non le salarié.
- Vous gardez la maîtrise des accès. C’est l’entreprise qui détient l’adresse et son mot de passe de récupération. Vous savez quels outils y sont rattachés.
- Le départ d’un salarié se gère sans perte. Vous changez le mot de passe ou désactivez l’adresse le jour même, et vous conservez l’historique des échanges avec les clients et les fournisseurs. La CNIL recommande de supprimer les accès dès la fin du contrat (CNIL).
- Les données de l’entreprise restent au même endroit. Devis, plannings et documents clients ne s’éparpillent plus dans des boîtes privées que vous ne contrôlez pas.
- Chacun est responsable de ses propres accès. Une adresse par personne permet de savoir qui a fait quoi, et de protéger chaque compte avec la double authentification.
- Usages pro et perso restent séparés. La CNIL recommande de ne pas utiliser ses comptes professionnels pour des besoins personnels, et inversement, pour éviter qu’un incident privé ne touche l’entreprise (CNIL).
Créer une adresse par salarié : plus simple qu’on ne le pense
Pas besoin de service informatique. Selon votre situation, trois options existent :
| Votre situation | L’option la plus simple |
|---|---|
| Vous avez déjà une messagerie à votre nom de domaine (contact@votre-entreprise.fr) | Créez une adresse par salarié depuis l’espace client de votre hébergeur ou de votre messagerie. C’est souvent l’affaire de quelques minutes |
| Vous utilisez une suite bureautique en ligne (Google Workspace, Microsoft 365) | Ajoutez un utilisateur par salarié depuis la console d’administration : il reçoit son adresse, son agenda et son espace de stockage |
| Vous n’avez ni l’un ni l’autre | Créez une adresse gratuite chez un fournisseur de messagerie, au nom de l’entreprise et du salarié (par exemple prenom.entreprise@…), et renseignez une adresse de récupération de l’entreprise. Si Gmail refuse votre numéro de téléphone, voyez l’astuce juste en dessous. |
Dans tous les cas, c’est l’entreprise qui crée l’adresse, choisit l’adresse de récupération et le numéro de téléphone associés, puis la remet au salarié. En cas de doute, votre fournisseur de messagerie ou votre prestataire informatique habituel peut vous accompagner.
Astuce : créer les adresses de vos salariés gratuitement
Pas besoin d’abonnement payant ni d’informaticien : un compte gratuit par salarié suffit pour démarrer. Comptez une dizaine de minutes par personne. Exemple avec Gmail : la méthode est la même ailleurs.
- Choisissez un format qui montre l’entreprise, le même pour tous : prenom.nom.entreprise@gmail.com (exemple : clement.micheau.ramonage16@gmail.com ou c.micheau.ramonage16@gmail.com). Vos clients voient tout de suite qui leur écrit.
- Créez le compte avec le salarié, sur son téléphone : dans l’application Gmail ou sur la page de connexion Google, « Créer un compte », avec son prénom et son nom. Il repart avec sa boîte déjà installée.
- Choisissez vous-même le mot de passe et rangez-le dans votre gestionnaire, comme expliqué dans notre article pour créer un mot de passe sécurisé.
- Pour la vérification par téléphone, le numéro du salarié convient, même personnel. À défaut, utilisez la ligne fixe du bureau avec l’option d’appel vocal. Évitez de tout créer avec votre propre portable : Google limite le nombre de comptes par numéro et finit par le refuser.
- Gardez la main sur le compte : dans ses paramètres de sécurité, indiquez l’adresse de l’entreprise comme adresse de récupération, et retirez le numéro personnel du salarié des options de récupération. Le jour où il part, vous changez le mot de passe : l’adresse et ses échanges restent à l’entreprise.
La même méthode fonctionne avec d’autres messageries gratuites :
- Outlook.com, la messagerie de Microsoft ;
- Yahoo Mail ;
- Proton Mail, un service suisse centré sur la confidentialité, en version gratuite ;
- GMX ;
- la messagerie de votre box internet (Orange, SFR, Free, Bouygues Telecom), selon votre abonnement.
Résultat : une adresse gratuite, créée en quRésultat : une adresse gratuite, créée en quelques minutes, qui reste à l’entreprise et qui montre à vos clients à qui ils parlent.
Quand l’équipe grandit, une adresse à votre nom de domaine renforce encore votre image : voir notre guide pour créer son adresse e-mail professionnelle.
Ces astuces sont des pistes pour démarrer. Les options et les conditions varient d’un fournisseur à l’autre et évoluent : renseignez-vous auprès de votre fournisseur de messagerie, ou demandez conseil à votre prestataire informatique. Extrabat ne crée pas et ne gère pas les adresses e-mail de ses clients.elques minutes, qui reste à l’entreprise et qui montre à vos clients à qui ils parlent.
Les bons réflexes, de l’arrivée au départ d’un salarié
- À l’arrivée : créez son adresse avant son premier jour, puis ses accès aux outils avec cette adresse. Pour un renfort saisonnier aussi, même pour quelques mois.
- Au quotidien : un mot de passe différent pour chaque service, d’au moins 12 caractères, comme le recommande la CNIL. Un gestionnaire de mots de passe gratuit, comme KeePassXC, évite de les noter sur papier (CNIL).
- Sur les outils sensibles : activez la double authentification, à commencer par la messagerie et le logiciel de gestion.
- Au départ : désactivez l’adresse ou changez son mot de passe le jour même, retirez ses accès aux logiciels, et redirigez si besoin ses e-mails vers un collègue.
- Une fois par an : faites le point sur les comptes actifs et supprimez ceux qui ne servent plus. La CNIL recommande une revue au moins annuelle (CNIL).
Avec la double authentification Extrabat, c’est le moment de vous organiser
Extrabat met en place la double authentification pour protéger les données de ses utilisateurs. Elle est rattachée à une seule personne : chaque utilisateur doit donc disposer d’une adresse e-mail nominative, qui lui est propre.
Si une adresse est aujourd’hui partagée entre plusieurs utilisateurs, seul le premier à activer la double authentification pourra la conserver. Les suivants devront en saisir une nouvelle.
Le plus simple est d’anticiper : créez dès maintenant une adresse pour chaque utilisateur d’Extrabat, auprès de votre fournisseur de messagerie habituel. L’activation se fera ensuite en quelques minutes.
Toutes les étapes sont détaillées dans notre guide : Comment activer la double authentification ? Pour comprendre l’intérêt de cette protection, lisez aussi notre article sur la double authentification en entreprise.
Questions fréquentes
Une adresse Gmail peut-elle être une adresse professionnelle ?
Oui, si c’est l’entreprise qui la crée, la gère et en garde le mot de passe de récupération. Le problème n’est pas le fournisseur, mais une adresse qui appartient personnellement au salarié.
Faut-il obligatoirement un nom de domaine ?
Non. Une adresse à votre nom de domaine renforce votre image auprès des clients, mais elle n’est pas indispensable pour sécuriser vos accès.
Que faire de l’adresse d’un salarié qui part ?
Changez son mot de passe ou désactivez-la le jour du départ. Vous pouvez rediriger ses e-mails vers un collègue le temps de prévenir clients et fournisseurs.
Une adresse partagée « contact@ » reste-t-elle utile ?
Oui, pour recevoir les demandes des clients. Mais elle ne doit pas servir à se connecter aux outils de l’entreprise : chaque utilisateur se connecte avec sa propre adresse.
Pourquoi Gmail refuse-t-il mon numéro de téléphone ?
Google limite le nombre de comptes qu’un même numéro peut créer et valider. Créez chaque compte avec le numéro du salarié, même personnel, ou avec la ligne fixe de l’entreprise et l’option d’appel vocal. Vous pouvez aussi créer l’adresse chez un autre fournisseur de messagerie.