Vous le savez si vous suivez Extrabat et nous lisez : vous faire gagner du temps est une de nos missions principales. S’il y a des tâches qui peuvent être automatisées, d’autres nécessitent, de toute évidence, le recours à des compétences humaines : démarches administratives, gestion quotidienne ou opérationnelle… la liste obligations des artisans et plus généralement des professionnels du bâtiment s’allonge parfois à tel point qu’il devient difficile, sinon impossible, de tout gérer sans déléguer.
Le métier n’est pas nouveau. Et pourtant, trop de structures n’ont pas encore recours à l’assistance administrative et/ou commerciale, qui peut devenir clé si on considère le temps qu’il fait économiser au chef d’entreprise. En plus des outils Extrabat, vous avez là un moyen supplémentaire pour vous aider à vous libérer de certaines tâches, gagner du temps et… vous recentrer sur votre cœur de métier. Lisez bien ce qui suit. Vous risquez d’être surpris(e)s.
Les tâches administratives : un enjeu chronophage
En 2017, une étude menée par Plum Consulting a démontré que le temps de travail consacré par les dirigeants à la réalisation des tâches administratives était d’environ de 142 jours par an. Imaginez-vous. Une charge de travail si considérable qu’elle aurait même conduit un bon nombre d’entreprises françaises à déposer leur bilan après une seule année d’activité.
L’étude a également révélé que les microentreprises, TPE et PME, à l’instar de la plupart des entreprises et artisans du bâtiment, étaient plus concernées par ce phénomène et qu’elles consacraient en moyenne 48 % de leur temps à la gestion des tâches administratives – gestion du personnel, secrétariat, facturation, salaires, recrutement, fiscalité et comptabilité.
Une situation qui interpelle, mais laisse entrevoir un gain de temps important par le recours à une assistance administrative, dans différents domaines de la vie d’une entreprise – économiques, managériaux, commerciaux, juridiques et sociaux.
Déléguer ? Se développer ? Là aussi, ça fonctionne.
S’affranchir de l’exécution de tâches chronophages pour pouvoir (re)centrer ses efforts sur son cœur de métier est-il une option ? Le/la chef d’entreprise a tout intérêt à déléguer la gestion administrative. En réalité, dans cette économie ultra-compétitive, où tout va toujours un peu plus vite chaque jour, l’entreprise n’a plus vraiment le choix. Cette fonction vitale regroupe l’ensemble des démarches et formalités concourant au bon fonctionnement d’une organisation. Traitement des pièces administratives, gestion d’un certain nombre de tâches et de processus non stratégiques, mais essentiels… Déléguer, pour placer au cœur de son agenda le développement de son activité, améliorer les processus, rencontrer ses clients, ses partenaires, ses équipes, travailler sur des offres plus performantes et plus compétitives, requestionner sa vision…
Un « couteau suisse » dans une entreprise du bâtiment
La plupart des entreprises du secteur de la construction partagent une particularité commune : celle d’avoir à leur tête un gérant ou un directeur qui porte plusieurs casquettes, notamment celle de responsable de chantier, de directeur commercial, de responsable RH, de maître d’œuvre. Le chef d’entreprise organise la vie et le fonctionnement de la structure, dirige les équipes de travail et/ou réalise lui-même les chantiers, démarche les clients, élabore les stratégies financières et commerciales. La gestion administrative constitue une fonction supplémentaire, qui vient s’ajouter à sa charge de travail quotidienne (déjà lourde).
La gestion du secrétariat
L’assistant administratif peut gérer les tâches courantes de l’entreprise, allant de la saisie de documents à la planification des réunions, en passant par la rédaction de courriers, les actions de communication, l’achat des fournitures de bureau, l’accueil téléphonique ou encore, la gestion de l’agenda.
La gestion financière
L’assistant BTP peut s’assurer de la tenue et du suivi des documents comptables (bilan comptable, compte de résultat) et fiscaux de l’entreprise. Il se charge également des démarches et des formalités auprès des institutions financières et des administrations publiques (le service des impôts, la sécurité sociale, les mairies…).
La gestion commerciale
Selon son profil ou les besoins de l’entreprise, un assistant BTP peut également endosser le rôle de bras droit commercial. Il/elle peut gérer les documents commerciaux (factures, devis, bons de commande) et le recouvrement des factures, mais aussi s’occuper du démarchage et de la gestion d’un portefeuille client, ou encore de l’étude des appels d’offres.
La gestion opérationnelle
Se faire épauler pour le suivi administratif des chantiers et la réception des travaux à la livraison, en appui de votre solution Extrabat, pour gagner encore plus de temps ? Se charger de la mise à jour des tableaux de bord, du contrôle budgétaire et de la coordination des sous-traitants ? Etc.
La gestion des ressources humaines
Envie de vous soulager de la gestion des tâches RH, de préparer les bulletins de salaire et déclarations obligatoires, de suivre les dossiers des salariés et le planning des congés ?
Un exercice rapide ? Listez toutes les tâches que vous réalisez dans la semaine, dans le mois, et marquez en face le temps qu’elle vous prend, en heures, puis identifiez celles qui pourraient être déléguées. Faite le total. Quel est le résultat ?
Recrutement d’un assistant BTP : faut-il internaliser ou externaliser ?
Une étude menée par l’Observatoire CEGOS révèle qu’en 2017, 82 % des entreprises françaises ont eu recours à l’externalisation pour la gestion de leur processus RH, comptable et financier, ainsi que leurs besoins en formation et en assistance administrative. Une tendance qui s’est renforcée au cours de ces dernières années en raison de la crise sanitaire.
Pour se développer, innover et prospérer sans avoir à gérer les obligations contractuelles liées à l’emploi d’un nouveau salarié ni à investir dans le recrutement, la formation et l’achat d’équipements supplémentaires, l’externalisation de la gestion administrative est une alternative pour les artisans et les TPE/PME qui ont un volume insuffisant pour intégrer une personne dans l’entreprise, ou qui n’ont tout simplement plus envie de gérer ces tâches.
Envie de lancer un poste ? À l’appui du premier exercice évoqué plus haut, définissez ensuite avec précision les missions et lancez-vous.