Extrabat, c’est avant tout un outil de travail collaboratif qui fonctionne avec un système de partage de fichiers. Dans la bibliothèque, vous pouvez télécharger tous les documents nécessaires à la gestion de l’activité de votre société. Ils peuvent être accessibles à tous les acteurs de l’entreprise, collaborateurs, mais aussi clients, sauf restrictions de sécurité. Ainsi, la bibliothèque partagée est l’endroit de stockage de vos ressources documentaires.

Un espace de travail collaboratif sécurisé

Cet espace documentaire collaboratif est réservé aux membres de l’entreprise qui bénéficient de droits d’accès, ouverts lors de la création de leur fiche utilisateur. C’est un premier niveau de protection de données.

Dans un deuxième temps, l’accès restreint peut être affecté à chaque document déposé. Par défaut, les fichiers téléchargés dans l’espace collaboratif sont partagés, le symbole est le cadenas ouvert. Pour activer la restriction, il suffit de fermer le cadenas en cliquant dessus. Une fonctionnalité simple et pratique d’Extrabat pour assurer la confidentialité des documents stratégiques de votre entreprise.

Troisième option de partage sécurisé, les documents de la bibliothèque sont par défaut en accès restreint pour les clients (symbole rond rouge avec un « C »). Pour rendre un fichier accessible à vos clients, il suffit alors de cliquer sur ce symbole qui passe au vert. Une fonctionnalité pratique et ergonomique d’Extrabat.

document partagé bibliotheque

Un outil de partage de fichiers simple

Le fonctionnement de la bibliothèque est très facile et immédiatement compréhensible par tous les utilisateurs grâce à ses icônes. Il faut d’abord créer des dossiers dans lesquels vous pourrez ensuite télécharger vos documents (symbole de la flèche) et les stocker. En verrouillant le cadenas, vous pouvez choisir ceux qui seront en accès sécurisé.

Pour utiliser les documents, il suffit de cliquer sur leur nom de fichier pour les ouvrir, les lire ou travailler avec.

Vous pourrez aussi les envoyer directement par e-mail en cliquant sur l’enveloppe. Un formulaire d’envoi de message s’ouvre, le document est déjà en pièce jointe, il vous reste à rédiger un message et cliquer sur « Envoyer ».

Par exemple, vous pouvez enregistrer dans la bibliothèque toutes les fiches SAV d’un client.

La bibliothèque d’Extrabat est un outil collaboratif intelligent, nomade et ergonomique.